Registerbeskrivning

Registerhållare:

Arcada studerandekår – ASK (fo-nummer: 2000708-2), asken.fi
Diakoni-yrkeshögskolans studerandekår O’Diako (fo-nummer: 2034849-3), odiako.fi
Haaga-Helia studerandekår Helga (fo-nummer: 2075366-7), helga.fi
Humanistiska yrkeshögskolans studerandekår HUMAKO (fo-nummer: 2040777-2), humako.net
Yrkeshögskolan Laureas studerandekår (fo-nummer: 2067397-4), laureamko.fi
Yrkeshögskolan Metropolias studerandekår METKA (fo-nummer 2165831-1), metkaweb.fi

Kontaktpersoner för registerärenden:

Marianna Rantanen
marianna.rantanen@humako.net
044 257 8884

Jani Mäntysaari
jani.mantysaari@helga.fi
045 850 4280

Registernamn:

Lime CRM -medlemsregister

Syftet för hantering av personuppgifter:

Medlemsregister som syftas i föreningslagens (503/1989) 11 §. Medlemsregistret fungerar samtidigt som CRM-system för studerandekårernas gemensamma webbutik. Studenterna ombeds godkänna hanteringen av sina överlämnade uppgifter i samband med att medlemskapet knyts.

Användningsändamålet är vård och utveckling av medlemskapet och kundrelationen. Uppgifterna kan användas för annonser och/eller direktmarknadsföring, ifall inte studenten har avsagt sig detta. Av registret skapas en vallista för vardera studerandekårens representantval. Uppgifterna kan även användas för motionstjänsten Zone ifall studenten använder sig av den.

Baserat på uppgifterna och CRM-data, samt även beställningshistorik, kan det genomföras riktad marknadsföring och mer personanpassade tjänster.

Uppgifterna kan användas för vetenskaplig forskning och statistik.

Registrets informationsinnehåll:

Studentens namn
Personnummer
Födelsedatum
Adress
Hemkommun
Studerandenummer
Nationellt studerandenummer
E-postadress
Telefonnummer
Högskola
Campus
Utbildningsprogram
Start- och sluttid för studierna
Status för studeranderätt
Status för terminsanmälan
Typ av studeranderätt
Klassificering av studeranderätt
Betald medlemsperiod
Slutdatum för medlemskapet
Medlemskapets status
Startdatum för medlemskapet
Förnyelsedatum för medlemskapet
Anslutningskanal
Betalningsdatum
Betalningssätt
Språk
Utlämnad dekal
Kortets form
Marknadsföringstillstånd
Beställnings- och köphistorik i webbutiken
Markeringar skapade i systemet

Uppgifternas lagringstid:

Uppgifterna sparas 13 månader efter den senaste medlemsperiodens avslutande.

Lagenliga uppgiftskällor:

Den studerande ger själv en del av sina uppgifter via webblanketten, och en del av uppgifterna kommer från Högskolornas riksomfattande datalager, som senare kommer ersättas av den centrerade integrationstjänsten för nationella studeranderättigheter och genomförande. Kunduppgifterna kommer från studerandekårernas gemensamma webbutik, som drivs av Treanglo Oy.

Lagenlig överlämning av uppgifter:

Uppgifterna kan enligt önskat behov överlämnas till producenter av medlems-ID eller studerandekort.

Webbutiken får information om den studerandes giltiga medlemskap, så att den studerande kan köpa produkter och tjänster till medlemspris. Webbutiken har även tillgång till de uppgifter som studenten själv har överlämnat.

Om studenten via studerandekåren även blir medlem i någon studentförening, överlämnas ändamålsenliga uppgifter till sagda förening.

Personuppgifter kan med medlemmens medgivande överlämnas som teknisk nedteckning till studerandekårens samarbetspartners för syften av direktmarknadsföring. Samarbetspartners överlämnar ej personuppgifter till tredje part.     

Överföring av uppgifter till länder utanför EU eller EES:

Uppgifterna överlämnas eller förflyttas ej till ekonomiområden utanför EU eller Europa.

Principer för registerskydd:

Registret är elektroniskt.

Endast utsedda arbetstagare och förtroendepersoner inom studerandekåren samt arbetstagare och förtroendepersoner inom organisationer som verksamma enligt uppdrag från studerandekåren, har rätt att använda medlemsregistret. Registret har olika användarnivåer, som ger användaren underhålls- och läsrättigheter, endast till den information som behövs för uppgiften. Varje användare har ett eget personligt användarnamn och lösenord, som behövs för att logga in. Förutsättningarna för att få ett användarnamn är deltagande i användarutbildning samt underskrift av användaravtalet. Dessutom används andra nödvändiga organisatoriska metoder för uppgiftsskydd.

Det har gjorts en överenskommelse med leverantörerna av systemet om det tekniska skyddet för registret samt gränssnitten. I medlemsregistret sparas en loggmarkering om de aktiviteter som utförts där.

Granskning och justering av uppgifter:

Den studerande ger sitt medgivande till att bli medlem i samband med anslutningen via den starka identifieringen. Studenten får ett användarnamn och lösenord, för att kunna logga in och granska sina egna uppgifter och vid behov justera dessa.

Vid en separat intygad förfrågan har studenten möjlighet att få en personlig länk till all information som sparats om henne i medlemsregistret.

Övriga rättigheter som berör hantering av personuppgifter:

Studenten har möjlighet att frånsäga sig direktmarknadsföring.

Studenten har rätt att få transparent information om hanteringen av personuppgifter, bli borttagen, överföra uppgifterna från systemet till ett annat system, begränsa hanteringen av uppgifterna, förbjuda hanteringen av uppgifterna, samt göra en reklamation till granskande myndigheter.

Studenten kan när som helst ändra sitt givna medgivande för hanteringen av uppgifter.

Eftersom registerhållaren har en lagstadgad skyldighet att underhålla medlemsregistret, innebär ett förbud mot att hantera uppgifterna eller borttagning, att medlemskapet upphör. Studenten kan dock delvis förbjuda hantering av sina uppgifter. En del av uppgifterna är också obligatoriska för medlems-ID:t samt för att kunna nyttja de fördelar och tjänster som det för med sig.

Kontaktuppgifter för granskande myndighet:
Kontor för Informationsskyddsfullmäktige
Besöksadress: Bangårdsvägen 9, 6. vån. 00520 Helsingfors
Postadress: PL 800, 00521 Helsingfors
Växel: 029 56 66700
E-post: tietosuoja(at)om.fi