Registerbeskrivning

Medlems-och studerandeaktivregister

Registerhållare: 

Namn FO-nummer Webbplats
Arcada studerandekår – ASK  2000708-2 asken.fi
Diakonia-ammattikorkeakoulun opiskelijakunta O’Diako 2034849-3 odiako.fi
Haaga-Helian opiskelijakunta Helga 2075366-7 helga.fi
Humanistisen ammattikorkeakoulun opiskelijakunta HUMAKO 2040777-2 humako.net
Laurea-ammattikorkeakoulun opiskelijakunta Laureamko 2067397-4 laureamko.fi
Metropolia Ammattikorkeakoulun opiskelijakunta METKA 2165831-1 metkaweb.fi
Turun ammattikorkeakoulun opiskelijakunta – TUO  2045784-1 opiskelijakunta.net
Jyväskylän ammattikorkeakoulun opiskelijakunta JAMKO 2038383-8 jamko.fi

Kontaktpersoner för registerärenden

Paavo Nisula
paavo.nisula@metkaweb.fi
050 350 1603

Jani Mäntysaari
jani.mantysaari@helga.fi
045 850 4280

Niina Leppälä
niina.leppala@laureamko.fi
044 287 7153

Datasäkerthetsansvarig

Emmi Liulia
emmi.liulia@samok.fi
050 550 7742

Registernamn

Medlems-och studerandeaktivregister

Syftet för hantering av personuppgifter

Medlemsregistret

Medlemsregister som syftas i föreningslagens (503/1989) 11 §. Medlemsregistret fungerar samtidigt som CRM-system för studerandekårernas gemensamma webbutik.

Studerande ombeds godkänna hanteringen av sina överlämnade uppgifter i samband med att medlemskapet knyts.

Användningsändamålet är vård och utveckling av medlemskapet och kundrelationer. Uppgifterna kan användas för: 

  • kommunikation 
  • annonser och direktmarknadsföring, ifall inte studerande har avsagt sig detta. 
  • motionstjänsten Zone ifall studerande använder sig av den.

Av registret skapas en vallängd för vardera studerandekårens fulllmäktigeval. Registret används för att kontrollera studerandes behörighet för roller där studerandekårens medlemskap krävs.

Uppgifter och CRM-data, såsom beställningshistorik, kan användas för att göra riktad marknadsföring och möjliggöra mer personanpassade tjänster.

Uppgifterna kan användas för vetenskaplig forskning och statistik.

Studerandeaktivregister

Studerandeaktivregistret innehåller uppgifter som samlats in från studerandekårens studerandeaktiva: 

  • studeranderepresentanter på yrkeshögskolan 
  • studerandekårens styrelsemedlemmar
  • studerandekårens fullmäktiges delegater och suppleanter 
  • övriga studerande aktiva eller
  • ansökningar till alla ovanstående positioner.

Uppgifterna används för:

    • kommunikation mellan studerandekåren och den aktiva
    • information
    • utveckling av verksamheten 
  • studifiering
  • anordnande av utbildningar och evenemang, och
  • för något annat syfte som är nödvändigt för att utföra uppgiften.

På den registrerades begäran kan ett intyg om deltagande i studerandekårens verksamhet sammanställas baserat på uppgifterna.

Uppgifterna kan användas för forskning och statistik. Andra syften listas nedan, baserat på studerandes aktiva roll.

Studeranderepresentanter

Enligt yrkeshögskolelagen (932/2014) 41§ är studerandekårens särskilda uppgift att välja studeranderepresentanter till högskolornas organ. Efter valet utbildar studeradekåren studentrepresentanterna, koordinerar verksamheten, organiserar möten, informerar och håller kontakten med studentrepresentanterna. Informationen i registret används för dessa ändamål.

Studerandekårens styrelse och fullmäktige

Enligt yrkeshögskolelagen (932/2014) 41§ för studerandekårens förvaltning finns fullmäktige och en styrelse. Informationen om de personer som valts till positionerna behövs och används för att organisera studerandekårens administration och beslut i enlighet med demokratiska principerna och i enligthet med studerandekårens styrande dokument.

Informationen om kandidaterna till fullmäktige används också vid genomförandet av fullmäktigevalet.

Övriga studerandeaktiva

Studerandekåren upprätthåller ett register över överiga studerandeaktiva som är involverade i verksamheten. Registret innehåller uppgifter om den studerandes utbildningsprogram och campus. Informationen i registret används för intern kommunikation och organiserande av verksamhet för aktiva. 

Studerande uppmanas att godkänna behandlingen av sina uppgifter när de ansöker om eller registrerar sig som studerandeaktiv.

Registrets informationsinnehåll

Medlemsregistret

  • Namn 
  • Personbeteckning 
  • Födelsedatum 
  • Adress 
  • Hemkommun 
  • Studerandenummer 
  • Nationellt studerandenummer 
  • E-postadress 
  • Telefonnummer 
  • Högskola 
  • Campus 
  • Utbildningsprogram 
  • Start- och sluttid för studierna 
  • Status för studeranderätt 
  • Status för terminsanmälan 
  • Typ av studeranderätt 
  • Klassificering av studeranderätt 
  • Betald medlemsperiod 
  • Slutdatum för medlemskapet
  • Medlemskapets status 
  • Startdatum för medlemskapet 
  • Förnyelsedatum för medlemskapet 
  • Anslutningskanal 
  • Betalningsdatum 
  • Betalningssätt 
  • Språk 
  • Utlämnad dekal 
  • Kortets form 
  • Marknadsföringstillstånd 
  • Tillstånd för dataöverföring
  • Beställnings- och köphistorik i webbutiken 
  • Markeringar skapade i systemet

Studerandeaktivregister

  • Namn
  • Position / roll
  • Studerandekår
  • Ansökningsperiod
  • Status för ansökan
  • E-postadress
  • Födelsedatum 
  • Studerandenummer 
  • Telefonnummer 
  • Campus
  • Utbildningsprogram 
  • Annan information angetts i ansökan eller anmälningsformuläret
  • Markeringar skapade i systemet

Uppgifternas lagringstid

Medlemsregistret

Uppgifterna sparas 13 månader efter den senaste medlemsperiodens avslutande.

Studerandeaktivregister

Om en studerandes ansökan till en studerandeaktiv roll avslås sparas deras data till slutet av överklagningsperioden eller högst 13 månader.

Den valda sökandes uppgifter lagras medan de verkar i positionen. Efter detta lagras uppgifterna fram tills examen, men högst 4 år. Detta görs för möjlig ackreditering, baserat på studerandekårens respektive yrkeshögskolans riktlinjer. 

Lagenliga uppgiftskällor

Medlemsregistret

Den studerande ger själv sina egna uppgifter via webblanketten när hen blir medlem. Kundrelaterad information kommer från högskolans informationssystem och den gemensamma webbutiken för studerandekårer, som drivs av Treanglo Oy.

Studerandeaktivregister

Uppgifterna för studerandetaktiva samlas in med ett digitalt formulär.

Lagenlig överlämning av uppgifter

Medlemsregistret

Uppgifterna kan enligt behov överlämnas till producenter av medlems-ID eller studerandekort.

Webbutiken får information om den studerandes giltiga medlemskap, så att den studerande kan köpa produkter och tjänster till medlemspris. Webbutiken har även tillgång till de uppgifter som studerande själv har överlämnat.

Om studerande via studerandekåren även blir medlem i någon studerandeförening, överlämnas ändamålsenliga uppgifter till sagda förening.

Personuppgifter kan med medlemmens medgivande överlämnas som teknisk nedteckning till studerandekårens samarbetspartners för syften av direktmarknadsföring. Samarbetspartners överlämnar ej personuppgifter till tredje part.

Studerandeaktivregister

Studerande aktivas uppgifter överlämnas till högskolan och till andra möjliga organ för vilka studerandekåren nominerar representanter. Under nomineringen kan uppgifterna också hanteras av den berörda studerandekårens beslutsfattare som inte nödvändigtvis har tillgång till registret. I enlighet med studerandekårens valstadgor meddelas valet av studeranderepresentanter via studerandekårens officiella informationskanaler.

Om den aktiva studenten arbetar inom vägledningstjänster kan deras uppgifter lämnas ut till personalen vid högskolan som arbetar inom det området eller med andra relaterade uppgifter.

Information kan också ges till högskolan för att möjliggöra identifiering och erkännande av studier eller tidigare förvärvad kompetens.

Namnen på de som valts ut till studerande aktiva kan publiceras på studerandekårens webbplats.

Överföring av uppgifter till länder utanför EU eller EES

Uppgifterna överlämnas eller förflyttas ej till ekonomiområden utanför EU eller Europa.

Principer för registerskydd

Registret är elektroniskt.

Endast utsedda arbetstagare och förtroendepersoner inom studerandekåren samt arbetstagare och förtroendepersoner inom organisationer som verksamma enligt uppdrag från studerandekåren, har rätt att använda medlemsregistret.

Registret har olika användarnivåer, som ger användaren underhålls- och läsrättigheter, endast till den information som behövs för uppgiften. Varje användare har ett eget personligt användarnamn och lösenord, som behövs för att logga in. Förutsättningarna för att få ett användarnamn är deltagande i användarutbildning samt underskrift av användaravtalet. Dessutom används andra nödvändiga organisatoriska metoder för uppgiftsskydd.

Det har gjorts en överenskommelse med leverantörerna av systemet om det tekniska skyddet för registret samt gränssnitten. I medlemsregistret sparas en loggmarkering om de aktiviteter som utförts där.

Granskning och justering av uppgifter

Medlemsregistret

Den studerande ger sitt medgivande till att bli medlem i samband med anslutningen via den starka identifieringen. Studerande får ett användarnamn och lösenord, för att kunna logga in och granska sina egna uppgifter och vid behov justera dessa. Vid en separat intygad förfrågan har studerande möjlighet att få en personlig länk till all information som sparats om denne i medlemsregistret.

Studerandeaktivregister

Registerhållaren är ansvarig för att korrigera, radera eller komplettera personuppgifter i studerandeaktivregistret som är felaktiga, onödiga, ofullständiga eller inaktuella på eget initiativ eller på begäran av den registrerade.Om den registrerade vill göra detta bör de kontakta de kontaktpersoner som anges i detta dokument. På begäran kan en studerande få en personlig länk till all information som finns om dem i registret.

Övriga rättigheter som berör hantering av personuppgifter

Studeranden har möjlighet att frånsäga sig direktmarknadsföring.

Studeranden har rätt att 

  • få transparent information om hanteringen av personuppgifter
  • bli borttagen
  • överföra uppgifterna från systemet till ett annat system
  • begränsa hanteringen av uppgifterna
  • förbjuda hanteringen av uppgifterna
  • göra en reklamation till granskande myndigheter.

Studeranden kan när som helst ändra sitt givna medgivande för hanteringen av uppgifter.

Medlemsregistret

Eftersom registerhållaren har en lagstadgad skyldighet att underhålla medlemsregistret, innebär ett förbud mot att hantera uppgifterna eller borttagning, att medlemskapet upphör. Studenten kan dock delvis förbjuda hantering av sina uppgifter. En del av uppgifterna är också obligatoriska för medlems-ID:t samt för att kunna nyttja de fördelar och tjänster som det för med sig.

Studerandeaktivregister

Om studerande vill radera sina uppgifter från studerandeaktivregisteret bör det noteras att det är möjligt att de inte kan arbeta i sin position om studerandekåren inte har tillgång till deras uppgifter. Studerandekåren behöver uppgifterna till exempel för att nominera studeranderepresentanter, koordinera dem och producera vägledningstjänster vid högskolan.

Om data raderas kan studenten inte få studiepoäng för sitt arbete längre, eftersom det inte finns några bevis för att de har varit i den positionen.

Kontaktuppgifter för granskande myndighet 

Kontor för Informationsskyddsfullmäktige

Besöksadress: Bangårdsvägen 9, 6. vån. 00520 Helsingfors
Postadress: PL 800, 00521 Helsingfors
Växel: 029 56 66700
E-post: tietosuoja(at)om.fi